TUTANAK NEDİR?

Yaşanan bir olay, eylem veya söylenen sözlerin hazır bulunan kişiler tarafından belli kurallar çerçevesinde yazıya dökülerek imza altına alınan, yetkili mercilerce resmi olarak sunulabilmesi hatta delil kabul edilmesi için düzenlenmesi gereken ve düzenleyenlerce imzalanması gereken belgelere "tutanak" adı verilmektedir. 

Tutanak diğer bir ifadeyle; "durum tespitidir." Hayatımızın birçok alanında, yaşanan olaylar veya söylenen sözler tutanak altına alıp imzalanabilir. Tutanakta yazılı olanların gerçekle örtüşmesi ve gerçeğe aykırı bir durumun tutanakta yer almaması gerekmektedir. Aksi halde bu durum tutanak düzenleyicileri hakkında gerçeğe aykırı işlem yaptıklarından dolayı yasal sorumluluk doğuracak ve Türk Ceza Kanunu‘na göre adli ve idari yaptırımlara konu olacaktır.

Tutanak tutarken dikkat edilmesi gerekenler; 

• Tutanak el ile yazılacaksa mavi kalem ile yazılmalı, bilgisayar vb. bir cihaz ile düzenleniyorsa imza "mavi’" kalem ile atılmalıdır. 

• Bilgisayarda düzenlenen tutanaklar için yazı tipi olarak "Times New Roman’" ve "12 Punto" boyut kullanılması uygun olacaktır.

• Tutanaklar; yalın ve açık bir üslupla, kişisel görüş ve yorumlara yer verilmeden aynen yazılmalıdır. 

• Tutanaklar, soyut cümleler kullanmadan üstün körü değil; tek tek,açık ve somut bir şekilde yazılmalıdır.

• Tutanak tutulacak kâğıdın temiz olmasına ve düzenlenecek tutanak üzerinde silinti ve kazıntı yapılmamasına dikkat edilmelidir. Düzeltme yapılması gerekiyor ise, düzeltme yapılmak istenen metnin üzeri altı okunacak şekilde çizilmeli ve çizilen yer paraf edilmelidir.

• Tutanaklar en az iki kişi ile imza altına alınır.

• Tutanakta, meydana gelen olayın gerçekleştiği tarih ve olay yeri, bilinmesi halinde olayın taraflarının kimlik bilgileri ile adres ve telefon numaraları açıkça yazılmalı ve tutanak gerçeği yansıtmalıdır.

• Tutulacak tutanakta tarih ve saat kesinlikle yazılmalıdır.

• Tutanaklar aksi sabit oluncaya kadar hukuken geçerli belgelerdir.

• Tutanakların başlık ve sonuç bölümünde tutanak oldukları belirtilmelidir. 

• Tutanakta tarih ve gerekirse saat bilgisine yer verilmelidir. 

• Tutanakta olaya şahit olanlar veya toplantı başkanlarının adı, soyadı ve imzası yer almalıdır. 

• Tutanakta kronolojik sıraya göre anlatım yapılmalıdır.

• Tutanak ile birlikte ilgili kurum/kuruluşa, kişiye veya amirliğe iletilmesi gereken herhangi bir evrak vb. doküman var ise tutanak üzerinde "Ekler" ifadesi ile belirtilmelidir.

• Ekler bölümü içerik bölümünden sonra iki satır boşluk bırakılarak yazılması sayfa düzeni açısından uygun olacaktır ve sayfanın sol tarafına yazılmalıdır.

• Belgenin sonuna, yapılan işin tutanak olduğu belirtilip düzenleme tarihi ve bitiş saati yazılmalıdır.

• Tutanağı tutan ve şahitlerin adı soyadı/ ünvanları ile birlikte yazılmalı imzalarında atılmasıyla tutanak tamamlanmalıdır. 

 

Sorunun değil çözümün paydaşı yeni nesil sendikamız Hep-Sen ile adım adım karanlıkları aydınlığa bozacağımız günlere sağlıkla, hukukla, bilimle en önemlisi yaşam boyu öğrenmeyle kalın.

Yazar Şevval MARAŞLIOĞLU

Düzenleyen Neşe SOLAK